【具体的】振り返りの方法を知れば、PDCAは完璧!?

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どうも
駿介です。
今回は「振り返りの方法」について書いていきたいと思います。
 
PDCAで一番大事なのはcheck「確認」だとも言われます。
やりっぱなしになると意味がないので、「確認」「振り返り」が大事なのは間違いありません。
 
そして、多くの人が出来ないのも「振り返り」です。
誰でも振り返りが出来るようになるために必要なことを考えていきます。
 

振り返りの難しさとは

 
振り返りは難しいと言われますが、具体的になぜ難しいのかを考えてみましょう。
 

 1日なら出来るけど続けられない

 
一番多いのが続けられないことです。
 
PDCA全般に言えることですが、やるぞと思っている時には出来るけど、そこがピークでそこからはどんどん落ちて行くということがよくあります。
 
最初の振り返りは完璧にやったけどその後から適当にやってしまいます。
 

振り返りは一回を完璧にやるより続けることのほうが何倍も大切です。

 
 
しかし真面目な人ほど完璧にやることにこだわってしまいます。
完璧にやるためには労力が必要なので、振り返りのハードルが上がってしまいやらなくなります。
 
このような経験がある人は少なくないと思います。
「続けられない」ということが振り返りを難しくしてる原因の一つです。
 

 何を振り返ればいいのかわからない

 
次に振り返りの仕方を知らないため、何を振り返ればいいのかわからないということです。
 
・目標を決めて今日一日頑張って勉強してみたけど、目標に近づいているかはよくわからない。
・一日頑張ったのに振り返ってみればなにも成長してないように感じる。
 

何を振り返ればわからないと、振り返ることがむしろモチベーションを下げてしまう。

 
また、毎回の振り返りで何を振り返ろうか考えるのは面倒くさいです。人は面倒くさいことは後回しにしたくなります。だから振り返りをどんどんやりたくなくなっていきます。
 

振り返りをする意味がわかっていない

 
最後の原因は、そもそも振り返りをする意味をわかっていないということです。
 
振り返りは作業としては何も進みません。だったら振り返りの時間を、使って書類をまとめたりした方がいいと感じませんか?
 

振り返りが出来ない人は、自分の中で振り返りをわざわざする意味を理解出来ていないのです。

 
振り返りが何よりも大事だと思えれば自然とやります。
 

振り返りをやる意味とは、修正するためです多くの人が根本的に間違っていることは完璧を追い求めることです。

 
最初から完璧にこだわるのですぐに行動出来ないのです。
最初から完璧に出来るはずもないので、やりながら修正すればいいのです。
だからこそ振り返りが何よりも大事なのです。
ミスっても修正すればいいじゃんと思えるようになりましょう。
 
 

 振り返りで意識すべきポイント

 
ここからは具体的に振り返りの方法を見ていきましょう。
 

 周りを巻き込もう

 
 
何度もこのブログでは言っていますが、自分一人でやろうとするのをやめましょう。
自分との約束を守るのは難しいけど、友達との約束ならそうそう破りませんよね。もし破ったら申し訳ないなと少しは感じると思います。
 

つまり他人が持つ強制力は自分が持つより強いということです。

 
振り返りを継続して出来るようにしたいと思ったらまず、
振り返りを毎日やることを誰かに話しましょう。
 

この時のポイントは、この人には「出来るやつ」と思われたいという人を選びましょう。

 
後輩には出来る先輩と思われたいなら後輩に振り返りの重要性と、こらから振り返りを、毎日するから報告させてくれと伝えましょう。
もちろん後輩じゃなくてもいいです。
こいつには負けたくない、こいつには出来るやつと思われたいという相手を選びましょう。
 
 

 アプリで管理しよう

 
次に振り返りをすることを忘れない仕組みを作りましょう。
あなたが毎日欠かさずみるものは何ですか?毎日触れるものは何ですか?
 
この答えの一つは、スマホです。
もしかしたらこの記事もスマホで読んでいるのではないですか?
 
いま僕たちはスマホに毎日頼って生きています。ならば振り返りをすることも頼りましょう。
 
こちらの記事で使えるアプリを紹介しています。
 
特に、「habits」「todoist」などを使うことをおすすめします。
 
これなら忘れずに振り返りをすることが出来ます。
ここまで出来れば振り返りの仕組みは完璧です。
 

 振り返りの頻度を3種類作ろう

 
 
振り返りで問題になるのが「頻度」です。
頻度をあまり意識している人がいませんが、頻度によって振り返る対象が変わります。
 
目標を年収を2倍するとした時に、毎日の振り返りで年収が上がったかを振り返るのは意味がありません。なぜなら年収は毎日上がらないからです。
逆に一年間の振り返りで今日やったことを振り返ってもあまり意味はありません。今日やったことが一年間の成長にそこまで関わっていないからです。
 
このように一日・1週間・1ヶ月・1年だと振り返る対象は変わってきます。頻度が違えば変えるべきなのです。
 
ではどういう頻度で振り返りをすればいいかというと、
 

1日・1週間・1ヶ月から始めるのがおすすめです。

 
・1日の振り返りでは、その日やると決めたことが出来たのかどうか
 
・1週間の振り返りでは、その週の目標を達成出来たかどうかと1ヶ月の目標に対して近づくことが出来たかどうか
 
・1ヶ月の振り返りでは、その月の目標を達成出来たかどうかと年間の目標に対して近づくことが出来たかどうか
 
このような三段階で振り返りをすることが始めやすいと思います。
 

そしてすぐにカレンダーで予定を抑えましょう。

 
毎日の振り返りは、帰りの電車の中
1週間の振り返りは、土曜の朝10時
月の振り返りは、第4日曜日の朝10時
 
Googleカレンダーでは、繰り返しが出来るので繰り返しで入れちゃいましょう。
もしそこで予定が入りそうなら必ず他の時間を確保することだけをやれば時間を確保することが出来ます。
 

 テンプレートで振り返りを作業にしよう

 
最後に必ずテンプレートを作りましょう。
テンプレートを作ることで、振り返りを作業にすることが出来ます。
 
何も考えず入力していくようにすれば労力は少なくなります。
 
テンプレートは頻度によって分けましょう。
 
毎日の振り返りは、やったことを振り返ります。
・計画していたやること
・実際にやったこと
・達成率
・よかったことや工夫したこと
・もっとよく出来たこと
 
このような項目があればいいと思います。
 
週の振り返りは、週の目標が達成出来たかと月の目標に近づけているかを振り返ります。
 
・週の目標
・週の目標が達成出来たかどうか
・週の目標に対してよかったことや工夫したこと
・週の目標に対してもっと出来たこと
・月の目標の進捗
・月の目標を達成するための次の週の目標
・その目標を立てた理由
 
このような項目があればいいです。
 
月の振り返りは、月の目標が達成出来たかと年間の目標に近づけているかを振り返ります。
 
・月の目標
・月の目標が達成出来たかどうか
・月の目標に対してよかったことや工夫したこと
・月の目標に対してもっと出来たこと
・年間の目標の進捗
・年間の目標を達成するための次の週の目標
・その目標を立てた理由
 
 
振り返りをしながらこの項目があったほうがいいなと感じたらどんどん追加していきましょう。
 
最後にこのテンプレートをどう使うかが問題になります。
 

デジタルor手書き どっちがいいのか

これは好みにもよります。
 
デジタルの場合のメリット
・場所がいらない
・テンプレートをコピーすればすぐ使える
・電車の中でも入力しやすい=場所に捉われない
 
アナログのメリット
・手書きなので図・イラストもいれやすい
・書くことで頭のなかがスッキリする?(これは僕の意見です)
 
どちらにも一長一短かなと思います。
どちらも試してみるといいですね。
 

まとめ

振り返りは継続することが一番重要です。

そのために工夫出来ることを書いてみました。

もっと工夫出来ることはあると思うので、どんどんアレンジしてみてください。

僕を報告対象にしてくれてもいいので、まずやってみましょう。

応援しています。

駿介

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