【仕事を早く終わらせたい人必見】仕事を速くする4つのステップ

どうも

駿介です。

今週のタイムマネジメント力の振り返りです。

今週は「仕事の速さを上げる方法」がテーマです。

仕事をしながら、このような悩みを持っている人は読んで見てください!
「残業が多すぎて仕事がいやだ…」
「最近自分の時間がとれない…」
「やりたいことがあるのに時間が足りない…」

今週のタイムマネジメント力

計画

僕がタイムマネジメント力を上げようと思った経緯はこちらです。

1日を48時間にして自分の時間を取り戻そう!駿介のPDCA②

こちらを読めば、

タイムマネジメント力をあげると人生がどう変わるのかがわかると思います。

仕事量を倍にしてみた~今週やったこと~

今週は、仕事量を倍にして、記事数を倍の25記事まで増やしました。

仕事量を倍にして気付いたことは、

仕事量に悩むビジネスマンの人にも役に立つと思います!

増やした理由は、

・1週間でどのくらい記事を書けるかを確かめたかった

・コンテンツを増やしたかった

という理由です。

やってみて思ったことは、

タイムマネジメントや仕事術のノウハウを集めるより、

実際に倍にしてみる方が気づけることが多い

ということです。

なので、この記事を読んだだけでは仕事のスピードは変わりません。

実際にやってみることが大切です。

実際に倍にするためにやったことはこれです。

①作業の手順を細かく書き出す
②それぞれの作業にかかっている時間を測る
③仕組みに出来るものを見つけ、仕組みにする
④一気にやった方がいいことをまとめてやる

たったこれだけです。
この4つの手順で、倍にすることが出来ました。

この4つのステップについて、詳しくまとめていきます。

仕事を速くする4つの方法

ここからは仕事を速くするための4つの方法をまとめます。

①作業の手順を細かく書き出す
②それぞれの作業にかかっている時間を測る
③仕組みに出来るものを見つけ、仕組みにする
④一気にやった方がいいことをまとめてやる

やりたいことがあるけど、時間がない

「やりたいことがあるけど、時間がない」

こんな悩みを持っている人は多いと思います。

しかし、時間がないということはありえません。

今週仕事量を意識してみて、時間がないということは90%ありえないと思います。

時間がないのではなく、

時間を知らないのほうが正しいです。

いろいろな仕事術の本に、

「やっている仕事を書き出して見える化しよう」と書いてありますが、

実際にやっている人は少ないです。

だからこそ仕事術の本を読んでも、

仕事のスピードが速くならないのです。

「残業したくない」
「自分の時間が欲しい」
「やりたいことに時間を使いたい」

という全ての人は、まず自分の時間を知りましょう!

①作業の手順を細かく書き出す

まずはどんな作業をしているのかを見えるようにしましょう

そして1つの作業をするときの手順を見える化しましょう

ここから始めるのが大事です。
これをしないと、時間を測っても大雑把になってしまいます。

例えば

企画書作成 3時間

ということが見えるようになってもあまり意味がありません。

「どうすれば早く終わらせられるのか」

がこれだけではわからないからです。

しかし、このように時間を測ったらどうでしょうか?

企画書の目的確認:10分
構成作成:30分
リサーチ事項洗い出し:20分
リサーチ:65分
リサーチ事項まとめ:40分
部長とすり合わせ:30分
構成に肉付け:45分

こちらの方が分かりやすくないですか?

どこの作業に時間がかかっているのかが一目瞭然ですよね。

だからこそ、作業を細かくしてから時間を測りましょう!

②それぞれの作業にかかっている時間を測る

作業時間を測るにはTogglを使いましょう。

Togglの使い方・始め方はこちらの記事を読んでみてください。

Togglを始めて無駄な時間を見えるように!始め方から使い方まで徹底解説

作業時間を測る時のポイントはこちらです。

①3日間は続けて測る

②プロジェクト毎にラベルを作る

③止めたらすぐに始め

④スマホとブラウザの二刀流でやる

この4つのポイントを抑えることで、

作業時間を見える化出来ます。

③仕組みに出来るものを見つけ、仕組みにする

ここまでで作業を見える化することが出来ました。

ここから具体的に作業時間を短くしていきます。

まずやることは「仕組化」です。

仕組化をするだけで、簡単に2倍になります。

なので、仕事のスピードに悩んでいる人はまず仕組化しましょう。

 

仕組化とは、

繰り返すことで無駄な作業を削ることです。

例えば企画書を作るとしましょう。

そうすると毎回の企画書の構成はだいたい決まってきます。

だったらそれを使いまわしたほうが速いですよね。

この使いまわすという考え方が重要です。

ブックマーク登録や単語登録もこれです。

何度もアクセスするページだったら、

ブックマーク登録するのが楽ですよね。

このように小さなことから仕組化するようにしましょう。

仕組化の話をすると、

毎回聞かれるのがこれです。

仕組化するかの判断がわからない…

これに対する答えはシンプルです。

これもう一回使うかも

こう思ったら全部仕組みにしましょう!

④一気にやった方がいいことをまとめてやる

まとめてやるだけでだいぶ時間を削減できます。

特に場所はまとめてやりましょう。

パソコンを使う作業と外回りの仕事があったら、

パソコン⇒外回り⇒パソコン⇒外回り・・・

とやったら時間は移動だけでめちゃくちゃかかりますよね。

こう言われるとバカじゃないかと思うんですが、

自分の作業を見える化するとこういうのがいっぱいあると思います。

こういう当たり前の無駄をなくすだけで、

倍くらいなら簡単になります。

他にも細かいポイントはいっぱいあります。

しかし最初に完璧にやろうとすると大変です。

なのでまずはこの4つから始めましょう!

さらに詳しい仕事術を知りたい人はこちらの本を読んでください。

残業が嫌だ・仕事がいやだ
と愚痴っている人はこの本を買ってみてください。
 
愚痴る飲み会を1回キャンセルするだけで、
この本は時間的にもお金的にも買えますよね。
 

具体的に書かれているので、

すぐに取り組めると思います。

目標

最後にタイムマネジメント力の目標を確認して、

この記事をおしまいにしたいと思います。

全体の目標

タイムマネジメント力の目標としては、

自分の時間を自分でコントロール出来るようにする

ということで変わりません。

予定通りに行動する力~来週の目標~

いまサポートしている方で、

自分の決めた予定通りに実行出来ない…

という悩みを頂きました。

実際に計画を立てただけで終わってしまっている人も多いと思います。

そうすると、タイムマネジメント力は低いですよね。

なので来週は、

計画と実行というテーマでやっていきます。

結論

今回の記事で伝えたかったことは、

特別なスキルがなくても仕事は速く出来る

ということです。

自分の時間を取り戻すためには、

自分でやるしかありません。

タイムマネジメント力を上げて、

自分の時間を自分でコントロールしましょう。

駿介