どうも
しゅん(@shunsuke_action)です。

「いきなりですが、みなさんSFAを導入していますか?」
営業支援システムであるSFAはSalesforceが有名ですが、
それ以外にもいろいろな会社がツールを作っています。

そんなSFAですが、私自身いままでのキャリアで導入・運用支援や自社での運用責任者としていろいろ模索をしてきました。

特に、スタートアップの経営者の方はどのタイミングでSFAやCRM(顧客管理システム)を入れるべきなのかを悩まれています。

本日は、スタートアップでのSFA/CRMの導入タイミングと導入理由についてまとめていきます。
(具体的な導入手順やツールの比較はまた別記事でまとめます)

最初に結論

スタートアップはリソースと売上を最大化するために、営業活動を始めるタイミングでSFA/CRMを導入すべき

この結論の詳細についてここからまとめていきます。

そもそもSFA/CRMって何?

そもそもSFA/CRMってなんなのかについて簡単に整理します。
(わかっているよという方は次のテーマに進んでください!)

特に2つの違いがよくわからないという方が多いかもしれないです。
実際にいま多くの会社で使われているツールは、どちらともの機能を一部持っているというのが多いのが混乱の原因かと思います。

SFA:営業支援システム=売上を最大化するために営業活動を最適化するためのもの
CRM:顧客関係管理=顧客の様々なデータを管理することで、適切なアプローチを行うためのもの

ざっくりとこういう理解で問題ないかと思います。
SFAにもCRMのような顧客データを一部管理できるツールもありますし、CRMの方でも一部営業活動を改善するためのツールもあります。

細かく見ていくとツールごとの話になってしまうので、ここでは「顧客・売上の最大化のためにデータを蓄積・改善するためのツール」=SFA/CRMと定義します。

スタートアップにSFA/CRMが必要な理由は?

さてここからが本題です。
SFA/CRMがなぜスタートアップに必要なのか。

シンプルに答えると、
スタートアップには慢性的にリソースが不足しているから

リソースが余っているというスタートアップ企業はほとんどありません。
そしてIPOまでリソースが余るということは基本起こらないです。

そんな中で成長するためには、優先順位をつけてリソース配分を高速で走りながらしていかなければいけませんよね。
無駄なところにリソースを割いていると成長することは難しいです。

だからこそ、SFA/CRMというツールが必要になってくるのです。
私としては、大きな組織よりスタートアップのようないまは小さいけどこれから大きくなっていく組織にこそ必要なツールだと思っています。

具体的にどういう課題を解決できるかというと

  • 営業リソースが足りない
  • 教育リソースが足りない(教育に時間をかけている余裕がない)
  • リードが足りない(売上目標を達成するための十分なリードが毎月獲得できない)

この3つの課題を解決することができるのがSFA/CRMです。

この課題を解決した状態は以下です。

①少ないリードに適したタイミングで適した営業活動を行うことができ、
②少ない営業メンバーでも効率的に営業活動を行うことができ、
③新しく入ってきたメンバーも即戦力になれ、
④その結果、売上が上がり続けている。

こういう状態になれたら嬉しいですよね。

それぞれを見ていくと

①少ないリードに適したタイミングで適した営業活動を行うことができ

スタートアップでインバウンドで問い合わせが月に何十件も来て、
リードが増え続けるという状況を期待するのは難しいです。

毎月いろいろな施策を駆使してリードをなんとか獲得するというのが現実です。
そんな現実で大事なことは、1件1件を無駄にしないこと。

例えば、一回商談をした会社でそのタイミングでは時期が合わなかったけど、半年後の予算策定の時期には受注できるチャンスがあった。ただ、半年後の予算策定を営業が忘れていて、気づいたら競合の会社が導入されていた。

あるあるですし、実際スタートアップで営業をやると1件1件すべて自分で管理するというのは難しいです。(他のタスクが多すぎて忘れます笑)

これは一例ですが、1件1件が貴重だからこそ(特に最初は)、すべてのリードに対して適切なアプローチをして、1%でも受注確度を上げることが求められます。

これをやるためには、SFAにネクストアクションの日付と内容を失注した時に入れるだけ(2分くらい)。この2分が売上を左右します。
しっかり入っていれば、あとは通知を飛ばすなりレポートで表示するなりすれば、適切なアプローチを行えます。

こういう状態を常にチームとして行うためには、属人的ではなく仕組みが必要になってきます。その仕組みがSFA/CRMです。

②少ない営業メンバーでも効率的に営業活動を行うことができ

スタートアップの最初は経営者が一人目の営業マンで唯一の営業マンということはあるあるですよね。
経営者一人でやる場合はもちろん、その後入ってきた営業責任者が一人とかもうひとりメンバーがいるくらいが多いのではないでしょうか。

上場していても営業メンバーが5名とかはざらにあります。
そんな少数精鋭な組織において、必要なことは効率です。
効率よく多くの会社と商談を進めることが求められます。

ただ、営業というのは一番属人的になりやすく、人によってやり方も手順も全然異なります。
Aさんは2回の商談で2週間で受注するのが平均的なのに、Bさんは4回商談して2ヶ月かけてもまったく受注できない。

こんな状態では効率良い組織とは言えないですよね。

それを解消するために、
必要なのが見える化。

見える化は全案件の状況を誰でも見える化することです。
いまどのフェーズにいて、どういう課題を持っているのか。
どのくらいの提案金額になりそうで、完了予定日はいつなのか。
これがひと目で見えれば、どの商談にリソースを割くべきなのかが明確になります。

また見える化することで、自社の営業活動の課題も明確になります。
どの段階で失注になることが多いのかとか、どういう規模の会社は受注しやすいのか、どんな時期は受注率が下がるのかなどなど。
これを毎回計算とかする必要なくできるのが、SFA/CRMの強みです。

③新しく入ってきたメンバーも即戦力になれ

少数精鋭の組織にやっと一人メンバーを採用することができた。
来月から案件を回して売上上げられるぞ。
と考えていたらそれは間違いです。

プロダクト・サービスにもよりますが、スタートアップの営業はそんなに簡単ではないです。
ブランドがないもの、知らないものを売ることになるからです。

だからこそ、営業メンバーを戦力にできるかどうか・それがどのくらいの期間でできるのかというのはスタートアップにおいて成長するためにとても重要な要素です。

そんな時に一つの解決策になるのは、過去の商談の履歴です。
過去の商談の履歴がしっかり入っていると
どんな会社に営業をしていて、初回の商談ではどういうことをヒアリングしていて、全体の商談設計がどんな流れになっているのか
すべてをリアルに知ることができます。

これはありあわせで作られたマニュアルよりも役に立つことが多いです。
そのくらい価値がある商談履歴ですが、ほとんどの会社では管理されていないです。

新しいメンバーが入ってきて、すぐこれ読んでおいてと商談履歴を見れるようにできる組織はほとんどないと思います。

もちろんこれだけで即戦力になるわけではないですが、大きな助けになることは間違いないです。

④その結果、売上が上がり続けている

①〜③ができていれば、必然的に売上は上がり続けます。
出口の設計が整っているので入り口を増やせば一気に加速します。

ただ、多くの企業は先に入り口(リード)を増やしてしまいます。
そうすると、リードは増えるけど全然受注できないという状態になってしまいます。

そうならないためにも、不足しがちなリソースの中で売上を最大化するためのSFA/CRMを活用すべきです。

営業活動のはじめから導入すべき理由は?

必要な理由をまとめたところで、導入時期の話に移ります。
最初の結論で、営業活動を始めるタイミングで導入すべきと書きました。

これはいくつか理由があります

  • バケツの穴を塞いでから水を入れないとたまらないから
  • 仕組みの設計は少ない人数の方が楽だから
  • 営業機会を無駄にしてしまうから

大きくはこの3つです。

バケツの穴を塞いでから水を入れないとたまらないから

これは先程も書いたとおりで、
リードを増やしても営業組織が最適になっていないと、売上は上がっていかないということです。
リードが増える
→営業メンバーの工数が足りない
→準備ができず失注
→他の案件でいっぱいで、失注後のフォローもできない

という悪循環が始まります。
こうならないためにもまずバケツの穴を塞ぎましょう。

仕組みの設計は少ない人数の方が楽だから

営業に限らず新しい仕組みをつくろうとするのは大変です。
基本的にいまあるものから変わろうとすることにはみんな抵抗があります。
ただ、入社したタイミングですでにあるルールとか仕組みって当たり前にやります。

だからこそ、人が少ない(理想は社長だけとか営業責任者だけ)タイミングで作りきってしまうことが重要になります。

営業機会を無駄にしてしまうから

一番大きな理由はこれだと思ってます。

実際自分がSFA/CRMの支援をさせて頂いた時に起こった課題として、
SFA/CRMを導入前に商談をしていた企業に対して適切なアプローチが取れないということです。

この企業はどこで接点持ったんだっけ
なんでこんないい企業と商談できたんだっけ
ここってもう可能性ないの?

こんな疑問が過去のカレンダーとかを見ているとでてきます。
ただ、疑問の答えはどこにもありません。
そうならないためにも、初期から、いや初期だからこそ記録を確実に残しておくべきだと思います。

まとめ

このような形で、スタートアップにおけるSFA/CRMの導入理由と導入タイミングについてまとめてきました。

いまはスタートアップ向けのSFA/CRMのプロダクトやサービスラインも増えてきているので、低価格ですぐ始められるようになっています。

だからこそ、このタイミングで一度考えてみてもらえると嬉しいです。

実際うちは導入したほうがいいのか、もっと詳細を知りたいなどあれば、
お問い合わせをいただけると幸いです。
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このサイトではこのような組織の課題に関してのコンテンツを上げているので、
引き続き読んでいただけばと思います。