最強の複数人でのタスク管理アプリTrelloの基本の使い方を解説

どうも

駿介です。

今回は、「Trelloの使い方」を紹介したいと思います。

Trelloはタスク管理などができるアプリです。

Trello

開発元:Trello, Inc.

無料

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知らない人もいると思いますが、いま一番おすすめしたいアプリなので、是非読んでみてください。

1 基本スペック
2 複数人でのタスク管理はTrello一択
- 2.1 タスク管理をする理由
- 2.2 Trelloで出来ること
3 具体的な使用例
4 試験勉強にもTrello
5 まとめ

基本スペック

無料で使えます。

スマホ、タブレット、パソコンと複数のデバイスに対応していて同期も速いです。

自由度が高いので、決まった使い方がないのがTrelloの特徴です。

複数人でのタスク管理はTrello一択

Trelloの一番の特徴は

複数人でのタスク管理のしやすさにあります。

タスク管理をする理由

Trelloも含めてタスク管理アプリが数多くあります。

なぜタスク管理をするのでしょうか？

僕が思うタスク管理をする理由は、

目標を達成するためです。

目標を達成するためには、全体像と細かい作業のどちらも把握する必要があります。

東大合格のために試験までの勉強スケジュールと今週やる勉強のどちらも自分でわかっていないと目標を達成することは難しいです。

しかし、目の前のやることに追われると全体像を見失ってしまいます。

さらに目の前のやることすら全てを把握できなくなります。

インターネットによって出来ることが増えた現代の人は、工夫しないでやるべきことを全て把握するのは不可能だと思っています。

だから、タスク管理を工夫しましょう。

Trelloで出来ること

Trelloの一番のポイントは、自由度の高い点です。

例えば、

・ボードを作ることによって、仕事でやっていることを整理することができます。

・Trelloは1人でも使うことができますが、同僚や友人、家族などと一緒に使うことでコミュニケーションを密にし、共同作業を効率化することができます。

・さまざまなプロジェクトでワークフローを改善することができます。

・カードにチェックリストを追加して、「ToDo」リストを作ることができます。

・自分自身や同僚をタスクの担当に割り振ることができます。

・友人がやっていることにコメントすることができます。

・写真や動画もアップロードすることができます。

・ファイルを添付することができます。

・カレンダー Power-Upでカードをカレンダーに表示できます。

・オフラインでボードに加えた作業が、次に接続したときに自動的に同期されます。

・Trelloは、無料で始めて永遠にしようすることも、Goldにアップグレードしてさまざまな追加機能を楽しむことも可能です。

出典：https://itunes.apple.com/jp/app/trello/id461504587?mt=8&at=&ign-mpt=uo%3D4

ワークフローを作ったり、仕事でのタスク管理をしたり、TODOリストを作ったりするこ出来ます。

公式サイトにTrelloの活用事例がまとまっていますが、本当にさまざまな使い方が載っています。

Trelloの活用事例

具体的な使用例

ここからは具体的なTrelloの使い方を見ていきます。

「カード」の使い方

「カード」をドラックアンドドロップで動かすことが出来ます。

「カード」はタスクを入れたり、記事を管理したりと様々な使い方が出来ます。

カード – ボードの基本単位はカードです。カードは、ブログへの投稿や会社の休暇規則などのような、すべきことや覚えておくべきこと、つまりタスクやアイディアに使用します。カードをリスト間でドラッグして移動し、進捗状況を示します。カードは制限なしにボードに追加できます。

出典：https://trello.com/guide/board-basics.html

基本的には、「カード」で管理します。

カードで管理するのですが、よりTrelloを理解するにはもう少しだけ知っておくことがあります。

チーム、ボード、リストを使いこなそう

Trelloを使いこなすには、Trelloの階層を理解する必要があります。

リストで誰がなにをするべきなのかを管理しよう

リストとは、メンバーの状況や、タスクの状況を知ることが出来ます。

これの「未完了todo」「完了todo」がリストになります。

未完了todo＝これからやることがどれだけあるのかが直感的にわかりますよね。

最初にリストを作ってしまえば、あとはカードにタスクをいれてくだけです。

他にも複数人が関わる場合はこのように使います。

このブログの記事を書く時の流れです。

ぼくとにしやんの2人で確認しながら記事を書いているので、記事がどの工程にあるのかを一目でわかるようにしています。

リスト – リストは進捗状況別にカードを整理する場所です。ワークフローを作成し、開始から完了までリスト上でカードを移動したり、単にアイデアや情報を管理する場所として使えます。ボードに置けるリストの数に上限はありません

出典：https://trello.com/guide/board-basics.html

ボードを使い分けてプロジェクトを進めよう

ボードとはテーマごとに情報を一元管理するものです。

一つのブログをやるだけでも思ったよりやることがありました。

その時はボードを分けることでこんがらないようにしています。

これが僕たちのボード一覧です。

MTGのボードや記事作成のボードなどに分かれています。

記事作成とMTGが同じボードにあるとリストが増えすぎてしまうので、

なんか複雑になってきたなと思ったら新しくボードを作ってしまいましょう。

ボード – ボードとはプロジェクトのことで、情報を一元管理する場所です。Trello のボードを使用すると、新しいウェブサイトの立ち上げ、従業員マニュアルの作成、休暇の計画などのタスクをカードとしてリスト内で整理し、同僚や家族、友人とコラボレーションできます。

出典：https://trello.com/guide/board-basics.html

ボードはプロジェクトだと書いてありますが、僕はチームがプロジェクトだと思っています。

次にチームの説明を行います。

チームを使って複数のプロジェクトを進めよう

チームを上手く使うことで複数のプロジェクトを進めることが出来ます。

チームを作成すると、すべてのTrelloボードとチームメンバーを1か所で簡単に管理できます。すべての人にとって時間の節約となり、ミスコミュニケーションを削減できます（幾重にも重なった長い転送メールとはお別れです！）。

出典：https://trello.com/guide/getting-started.html

最初にチームを作りましょう。

メンバー全員を管理することができ、情報の伝達を簡単にしてくれます。

公開設定を変更することが出来ます。

これでプロジェクト毎のtodoがこんがらがることがなくなります。

ここまで分かれば、あとはTrelloを使っていきましょう。