最強の複数人でのタスク管理アプリTrelloの基本の使い方を解説

Travel Trip Map Direction Exploration Planning Concept

どうも

駿介です。

今回は、「Trelloの使い方」を紹介したいと思います。

Trelloはタスク管理などができるアプリです。

Trello

Trello
開発元:Trello, Inc.
無料
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知らない人もいると思いますが、いま一番おすすめしたいアプリなので、是非読んでみてください。

基本スペック

無料で使えます。

スマホ、タブレット、パソコンと複数のデバイスに対応していて同期も速いです。

自由度が高いので、決まった使い方がないのがTrelloの特徴です。

複数人でのタスク管理はTrello一択

Trelloの一番の特徴は

複数人でのタスク管理のしやすさにあります。

タスク管理をする理由

Trelloも含めてタスク管理アプリが数多くあります。

なぜタスク管理をするのでしょうか?

僕が思うタスク管理をする理由は、

目標を達成するためです。

目標を達成するためには、全体像と細かい作業のどちらも把握する必要があります。

東大合格のために試験までの勉強スケジュールと今週やる勉強のどちらも自分でわかっていないと目標を達成することは難しいです。

しかし、目の前のやることに追われると全体像を見失ってしまいます。

さらに目の前のやることすら全てを把握できなくなります。

インターネットによって出来ることが増えた現代の人は、工夫しないでやるべきことを全て把握するのは不可能だと思っています。

だから、タスク管理を工夫しましょう。

Trelloで出来ること

Trelloの一番のポイントは、自由度の高い点です。

例えば、

・ボードを作ることによって、仕事でやっていることを整理することができます。

・Trelloは1人でも使うことができますが、同僚や友人、家族などと一緒に使うことでコミュニケーションを密にし、共同作業を効率化することができます。

・さまざまなプロジェクトでワークフローを改善することができます。

・カードにチェックリストを追加して、「ToDo」リストを作ることができます。

・自分自身や同僚をタスクの担当に割り振ることができます。

・友人がやっていることにコメントすることができます。

・写真や動画もアップロードすることができます。

・ファイルを添付することができます。

・カレンダー Power-Upでカードをカレンダーに表示できます。

・オフラインでボードに加えた作業が、次に接続したときに自動的に同期されます。

・Trelloは、無料で始めて永遠にしようすることも、Goldにアップグレードしてさまざまな追加機能を楽しむことも可能です。

出典:https://itunes.apple.com/jp/app/trello/id461504587?mt=8&at=&ign-mpt=uo%3D4

ワークフローを作ったり、仕事でのタスク管理をしたり、TODOリストを作ったりするこ出来ます。

公式サイトにTrelloの活用事例がまとまっていますが、本当にさまざまな使い方が載っています。

Trelloの活用事例

具体的な使用例

ここからは具体的なTrelloの使い方を見ていきます。

「カード」の使い方

「カード」をドラックアンドドロップで動かすことが出来ます。

「カード」はタスクを入れたり、記事を管理したりと様々な使い方が出来ます。

カード – ボードの基本単位はカードです。カードは、ブログへの投稿や会社の休暇規則などのような、すべきことや覚えておくべきこと、つまりタスクやアイディアに使用します。カードをリスト間でドラッグして移動し、進捗状況を示します。カードは制限なしにボードに追加できます。

出典:https://trello.com/guide/board-basics.html

基本的には、「カード」で管理します。

カードで管理するのですが、よりTrelloを理解するにはもう少しだけ知っておくことがあります。

チーム、ボード、リストを使いこなそう

Trelloを使いこなすには、Trelloの階層を理解する必要があります。

 

リストで誰がなにをするべきなのかを管理しよう

リストとは、メンバーの状況や、タスクの状況を知ることが出来ます。

これの「未完了todo」「完了todo」がリストになります。

未完了todo=これからやることがどれだけあるのかが直感的にわかりますよね。

最初にリストを作ってしまえば、あとはカードにタスクをいれてくだけです。

他にも複数人が関わる場合はこのように使います。

このブログの記事を書く時の流れです。

ぼくとにしやんの2人で確認しながら記事を書いているので、記事がどの工程にあるのかを一目でわかるようにしています。

リスト – リストは進捗状況別にカードを整理する場所です。ワークフローを作成し、開始から完了までリスト上でカードを移動したり、単にアイデアや情報を管理する場所として使えます。ボードに置けるリストの数に上限はありません

出典:https://trello.com/guide/board-basics.html

ボードを使い分けてプロジェクトを進めよう

ボードとはテーマごとに情報を一元管理するものです。

一つのブログをやるだけでも思ったよりやることがありました。

その時はボードを分けることでこんがらないようにしています。

これが僕たちのボード一覧です。

MTGのボードや記事作成のボードなどに分かれています。

記事作成とMTGが同じボードにあるとリストが増えすぎてしまうので、

なんか複雑になってきたなと思ったら新しくボードを作ってしまいましょう。

ボード – ボードとはプロジェクトのことで、情報を一元管理する場所です。Trello のボードを使用すると、新しいウェブサイトの立ち上げ、従業員マニュアルの作成、休暇の計画などのタスクをカードとしてリスト内で整理し、同僚や家族、友人とコラボレーションできます。

出典:https://trello.com/guide/board-basics.html

ボードはプロジェクトだと書いてありますが、僕はチームがプロジェクトだと思っています。

次にチームの説明を行います。

チームを使って複数のプロジェクトを進めよう

チームを上手く使うことで複数のプロジェクトを進めることが出来ます。

チームを作成すると、すべてのTrelloボードとチームメンバーを1か所で簡単に管理できます。すべての人にとって時間の節約となり、ミスコミュニケーションを削減できます(幾重にも重なった長い転送メールとはお別れです!)。

出典:https://trello.com/guide/getting-started.html

最初にチームを作りましょう。

メンバー全員を管理することができ、情報の伝達を簡単にしてくれます。

公開設定を変更することが出来ます。

これでプロジェクト毎のtodoがこんがらがることがなくなります。

ここまで分かれば、あとはTrelloを使っていきましょう。

期限を必ず入力しよう

ここからはよりよいタスク管理をするために必要なことを説明していきます。

まずは「期限」をいれることです。

期限がないタスクはタスクじゃない

と僕は思っているので、必ず期限をいれましょう。

カードを作るとこのような画面が出てきます。

右の欄に「期限」があるので、それをクリックして期限を入力しましょう。

そうするとこうなります。

期限が24時間以内になると、黄色になります。

そして期限が切れてしますとこうなります。

真っ赤になります(笑)。

気を抜くとtodo画面が全部真っ赤になるので気をつけましょう。

そしてタスクを完了するとこうなります。

全部が緑になると心はだいぶ落ち着きます。

このようにパッと見てすぐわかるのがTrelloの特徴なので、必ず期限は入れるようにしましょう。

コメントは@を使いこなそう

Trelloはカードにコメントを残すことが出来ます。

アイディアを書いたり、メンバーにコメントすることも出来ます。

この時に「メンション」をすることで、メンバーにコメントを通知することが出来ます。

やり方は簡単です。

@を押すだけです

メンションするだけで、相手が見落とすことを防ぐことが出来ます。

【17-12-21 追記】

ここからは追記分です。

僕はいまカードの使い方としてさらに、

・メンバー

・ラベル

を使っています。

メンバーとは、

このカード(タスク)はおれが担当だ、と示すものです。

そのためカードが移動になったり、コメントがついたりすると

通知が来ます。

コメントはメンション(@)をつけないと普通は通知が来ませんが、

メンバー設定すると通知が来ます。

ラベルとは、

カードの分類わけをする時に使います。

僕だとブログのカテゴリー別にラベルを使い分けています。

またパッと見てだれの担当なのかがわかるのがいいところです。

カードの左上の黄色やピンクのがラベルです。

カードの右下のマークがメンバーです。

追加方法は簡単で、

メンバーやラベルをクリックして選択するだけです。

試験勉強にもTrello

【17-12-21追記】

現在試験勉強中なのですが、

各章ごとに重要キーワードがあり、それを整理して覚える必要があります。

そういう時はTrelloを使うのが便利です。

 

自由度が高い単語カードをイメージしてくれるとわかりやすいです。

こんな感じで重要キーワードごとにカードを作り、

そのキーワードの説明を説明に書いています。

さらにラベル分けしたり、コメントで説明を追加したりすることができるので、

使い方は自由です。

おすすめの使い方は、こんな感じです。

①とりあえず重要そうなキーワードをカードにする

②カードに説明を記入する

③覚える

④自分でテストして、覚えられなかったものには赤いラベルを貼る

⑤赤いラベルのものを重点的に覚える

試験勉強しながら思ったのですが、

授業中のノートもTrelloをつかったらわかりやすくできそうだなと思いました。

まとめ

今回は基本的なTrelloの使い方を紹介しました。

使い方ももっとあり、自由度が高いのがTrelloです。

是非オリジナルの使い方を見つけて見てください。

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駿介